A reflexão que faço deste modulo de Ética e Deontologia na Organização.
Começo por referir o que é:
· Ética - ciência da moral
· Moral - relativo aos bons costumes
· Deontologia – conjunto dos deveres Morais ou éticos que devem reger o exercício de determinada profissão ou actividade
Neste caso direccionamos toda a informação para a técnica de secretariado.
Nas sessões desenvolvemos a tematica das qualidades Humanas e Éticas referindo:
· Pontualidade
· Adaptabilidade
· Boa educação
· Paciência
· Boa educação
· Estabilidade Emocional
· Ordem e Esmero
· Dinamismo
· Interesse e Responsabilidade
· Eficiência
· Tenacidade
· Segurança
· Inteligência e Memória
· Capacidade de organização
· Iniciativa
· Previsão
· Sinceridade
· Honestidade
· Imparcialidade
· Tolerância
· Modéstia
Referimos também o aspecto pessoal como a imagem tanto social como profissional.
No âmbito profissional, o cuidado com a imagem é essencial, a descrição e a elegância no vestuário, o cuidado a ter na escolha da maquilhagem para que seja discreta, o cuidado com as mãos pois elas dizem muito de nós, a primeira impressão visual que causamos é muito importante. Por vezes um pequeno descuido faz-nos perder uma ou muitas oportunidades.
Assumir a responsabilidade das nossas acções e decisões quer pessoal ou profissionalmente, uma postura correcta e sem mascaras falsas é o ideal.
Manter o sigilo profissional em relação a todos os domínios considerados reservados ou confidenciais da empresa é importante porque os assuntos da empresa só à mesma diz respeito e ao divulgar assuntos confidenciais pode ser prejudicial ao seu desenvolvimento .
Aproveitar todas as oportunidades que nos são concedidas para melhorar competências, capacidade profissional, pois também melhoramos intelectualmente, desenvolvendo a personalidade e realização.
A dedicação nos objectivos a atingir e dar o melhor de nós para levar a cabo os objectivos da Empresa mediante uma actuação sensata e com insistência, se houver alguma dificuldade procurar ou pedir ajuda antes de tomar qualquer decisão.
Privilegiar a clareza na comunicação e manter a distância inter-pessoal é importante para uma permanente relação de respeito e confiança mútua.
Nas relações sociais:
· Respeito
· Seriedade
· Tacto
· Colaboração
· Descrição
· Cordialidade
Reconheço a importância que representam no trabalho em equipa, sendo que este só é possível se as aplicarmos.
Os conhecimentos que adquiri e que desconhecia, são as actividades de uma secretaria:
ü Planear e organizar a rotina diária e mensal da Chefia/Direcção;
ü A Organização da agenda, as marcações de reuniões, entrevistas entre outro compromissos tendo em conta a sua duração e localização;
ü Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio, assim como a disponibilização do local e sua preparação;
ü Organizar deslocações efectuando as reservas de Hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e a segurando outros meios necessários á realização das mesmas;
ü Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em função do assunto, da sua urgência e da disponibilidade da Chefia/Direcção, ou o encaminhamento para outros serviços;
ü Acolher visitantes e encaminha-los para eventuais locais de reuniões, entrevistas, etc;
ü Contactar publico interno e externo no sentido de transmitir orientações ou informações da Chefia/Direcção;
ü Organizar e executar tarefas relacionadas com a expedição geral do secretariado da Chefia/Direcção;
ü Seleccionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;
ü Providenciar a expedição da correspondência da Chefia/Direcção;
ü Redigir cartas, ofícios, comunicações internas e outros textos de rotina Administrativa, a partir de informação fornecida pela Chefia/Direcção em língua portuguesa ou estrangeira;
ü Efectuar o processamento de texto de correspondência e de outra documentação da Chefia/Direcção;
ü Efectuar traduções e retroversões de textos de rotina Administrativa;
ü Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo;
ü Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado;
ü Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando a sua reposição;
ü Organizar processos, efectuando pesquisas e seleccionando documentação útil a pedidos externos e internos de informação;
ü Elaborar e actualizar ficheiros de contactos bem como outro tipo de informação útil a gestão do serviço;
Relativamente às várias actividade realizada em sala, e que eu interpretava como jogos de brincadeira reconheço agora que cada uma delas teve a função de nos fazer trabalhar os vários sentidos como: a memorização, a rapidez de raciocínio, o trabalho de equipa, a organização e a preparação atempada das actividades e o cumprimento de prazos.
Termino este trabalho com uma frase que eu gosto e identifico com esta etapa do curso:
" A SATISFAÇÃO ESTA NO ESFORÇO FEITO PARA ALCANÇAR O OBJECTIVO E NÃO EM TE-LO ALCANÇADO"