SÍNTESE REFLECTIVA DAS APRENDIZAGENS

A reflexão que faço deste modulo de Ética e Deontologia na Organização.

Começo por referir o que é:

· Ética - ciência da moral

· Moral - relativo aos bons costumes

· Deontologia – conjunto dos deveres Morais ou éticos que devem reger o exercício de determinada profissão ou actividade

Neste caso direccionamos toda a informação para a técnica de secretariado.

Nas sessões desenvolvemos a tematica das qualidades Humanas e Éticas referindo:

· Pontualidade

· Adaptabilidade

· Boa educação

· Paciência

· Boa educação

· Estabilidade Emocional

· Ordem e Esmero

· Dinamismo

· Interesse e Responsabilidade

· Eficiência

· Tenacidade

· Segurança

· Inteligência e Memória

· Capacidade de organização

· Iniciativa

· Previsão

· Sinceridade

· Honestidade

· Imparcialidade

· Tolerância

· Modéstia

Referimos também o aspecto pessoal como a imagem tanto social como profissional.

No âmbito profissional, o cuidado com a imagem é essencial, a descrição e a elegância no vestuário, o cuidado a ter na escolha da maquilhagem para que seja discreta, o cuidado com as mãos pois elas dizem muito de nós, a primeira impressão visual que causamos é muito importante. Por vezes um pequeno descuido faz-nos perder uma ou muitas oportunidades.

Assumir a responsabilidade das nossas acções e decisões quer pessoal ou profissionalmente, uma postura correcta e sem mascaras falsas é o ideal.

Manter o sigilo profissional em relação a todos os domínios considerados reservados ou confidenciais da empresa é importante porque os assuntos da empresa só à mesma diz respeito e ao divulgar assuntos confidenciais pode ser prejudicial ao seu desenvolvimento .

Aproveitar todas as oportunidades que nos são concedidas para melhorar competências, capacidade profissional, pois também melhoramos intelectualmente, desenvolvendo a personalidade e realização.

A dedicação nos objectivos a atingir e dar o melhor de nós para levar a cabo os objectivos da Empresa mediante uma actuação sensata e com insistência, se houver alguma dificuldade procurar ou pedir ajuda antes de tomar qualquer decisão.

Privilegiar a clareza na comunicação e manter a distância inter-pessoal é importante para uma permanente relação de respeito e confiança mútua.

Nas relações sociais:

· Respeito

· Seriedade

· Tacto

· Colaboração

· Descrição

· Cordialidade

Reconheço a importância que representam no trabalho em equipa, sendo que este só é possível se as aplicarmos.

Os conhecimentos que adquiri e que desconhecia, são as actividades de uma secretaria:

ü Planear e organizar a rotina diária e mensal da Chefia/Direcção;

ü A Organização da agenda, as marcações de reuniões, entrevistas entre outro compromissos tendo em conta a sua duração e localização;

ü Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio, assim como a disponibilização do local e sua preparação;

ü Organizar deslocações efectuando as reservas de Hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e a segurando outros meios necessários á realização das mesmas;

ü Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em função do assunto, da sua urgência e da disponibilidade da Chefia/Direcção, ou o encaminhamento para outros serviços;

ü Acolher visitantes e encaminha-los para eventuais locais de reuniões, entrevistas, etc;

ü Contactar publico interno e externo no sentido de transmitir orientações ou informações da Chefia/Direcção;

ü Organizar e executar tarefas relacionadas com a expedição geral do secretariado da Chefia/Direcção;

ü Seleccionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;

ü Providenciar a expedição da correspondência da Chefia/Direcção;

ü Redigir cartas, ofícios, comunicações internas e outros textos de rotina Administrativa, a partir de informação fornecida pela Chefia/Direcção em língua portuguesa ou estrangeira;

ü Efectuar o processamento de texto de correspondência e de outra documentação da Chefia/Direcção;

ü Efectuar traduções e retroversões de textos de rotina Administrativa;

ü Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo;

ü Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado;

ü Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando a sua reposição;

ü Organizar processos, efectuando pesquisas e seleccionando documentação útil a pedidos externos e internos de informação;

ü Elaborar e actualizar ficheiros de contactos bem como outro tipo de informação útil a gestão do serviço;

Relativamente às várias actividade realizada em sala, e que eu interpretava como jogos de brincadeira reconheço agora que cada uma delas teve a função de nos fazer trabalhar os vários sentidos como: a memorização, a rapidez de raciocínio, o trabalho de equipa, a organização e a preparação atempada das actividades e o cumprimento de prazos.

Termino este trabalho com uma frase que eu gosto e identifico com esta etapa do curso:

" A SATISFAÇÃO ESTA NO ESFORÇO FEITO PARA ALCANÇAR O OBJECTIVO E NÃO EM TE-LO ALCANÇADO"