VISITA AO EDIFÍCIO DA ALFANDEGA REFLEXÃO : MODULO

Arquivo

Na visita de estudo ao edifício da Alfandega para além de ficar a conhecer a história do edifício consolidei algumas ideias do funcionamento do arquivo assim como na organização e da disposição dos livros na biblioteca.
Casa do infante/ arquivo histórico municipal
A casa do Infante classificado como Monumento Nacional em 1924 um dos Edifícios mais antigos da cidade do Porto.
Terá sido neste local onde nasceu Infante D. Henrique em 1394.
Este edifício funcionou como centro de serviço do Rei.
Aqui nasceu a Alfandega do Porto na qual passavam todas as mercadorias para serem cobrados os respectivos impostos, funcionando também como a casa da moeda.
A torre Norte foi habitação do almoxarife do Rei.
Nos anos 60 houve várias comemorações e o edifício foi entregue à Câmara Municipal do Porto na qual foi criado um arquivo no ano de 1980, onde estão muitos dos documentos sobre a cidade do Porto desde a época medieval ao século XX. Como complemento informativo, o serviço dispõe de uma biblioteca auxiliar com cerca de 5000 publicações impressas e, ainda, colecções de postais antigos, gravuras, cartazes, etc.
Foi criado um auditório, ateliê e sala de leitura.
O arquivo tem capacidade para 5km de documentos em prateleiras arquivo vertical) e a câmara já ultrapassa os 11km.
Arquivo de conservação permanente, porque os documentos vão perdendo o seu valor mas ganham valor patrimonial.
Na sala da memória guardam-se actas de reuniões das câmaras que rege ao ano de 1390 em suporte de papel escritos em letra gótica.
Do século XV existem livros com os registos dos pagamentos que moradores efectuaram para abrirem a rua Nova, as licenças para as obras ou para abertura de estabelecimentos.
Com muito empenho, zelo e vontade foram os motivos para manter este arquivo.
Neste local são guardados documentos com valores históricos de investigação consultados por historiadores, jornalistas, e arquitectos.
Para além dos registos documentais também têm documentos postais de edifícios já desaparecidos.
Cuidados da conservação:
A conservação tem de ser muito cuidada:
A temperatura regulada nos 18º /19º e não ultrapassando os 55% e 65% de humidade.
Os documentos são guardados em caixas de cartão não acido, são microfilmados e digitalizados sistematicamente para serem consultados. A microfilmagem é um suporte fiável e de rápido acesso.
O documento mais antigo (1394) esta em suporte de papel e pergaminho no qual estão informações do nascimento do Infante e o registo das despesas do seu baptizado que foi a câmara municipal quem pagou, documento de gestão.
Os documentos eram guardados em arcas em sacos plásticos.
Biblioteca:
A biblioteca de apoio à investigação com livros ligados à história do Porto:
· Genealogia
· Arquitectura
· Pintura
· Desenho
· Fotografia, revistas e publicações em serie.
A estante de apoio com obras de referência geral, a técnica de arquivo utilizada é a classificação decimal e universal, divide-se por conhecimentos e por números, depois subdivide-se por temas ou títulos.
O arquivo em gaveta horizontal, por ordem alfabético.
Foi-nos mostrado em suporte informático os documentos que tínhamos visto anteriormente na sala de memória, para sua conservação foram digitalizados como já tinha referido.
No módulo referimos os vários tipos de arquivo:
· Públicos – Estatais (IRS), Municipais (IMI, imposto de lixo)
· Institucionais – Escolas, Igrejas, Clubes e Associações
· Comerciais – Empresas
· Pessoais: Cartas, Originais de trabalho entre outros

Tempo de duração do arquivo de documentos empresariais é variável consoante a importância do documento alguns deles podem ser destruídos ao fim de 10 anos outros como as escrituras, actas das assembleias, estatutos escrituras,…. Tem de ser conservados faz parte da empresa podendo ser necessários para comprovar actos passados
Documentos pessoais deveram ser guardados durante 5 anos.
Para construir um arquivo deve-se ter em consideração:
· A actividade da empresa;
· Conhecimento dos documentos a arquivar;
· Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas de classificação.
Sistemas de arquivo:
· Sistema vertical
· Sistema horizontal
· Sistema rotativo
Sistemas de classificações:
· Classificação alfabética
· Classificação numérica
· Classificação cronológica
· Classificação geográfica
· Classificação ideológica
· Ordenação automática:
· Ordenação Alfa - numérica
Há determinadas condições que deve obedecer uma classificação:
· Certa
· Uniforme
· Extensível
· Rápida
· Económica
Assim como se deve ter em conta o local do arquivo:
· Localização deve ser acessível e com capacidade de se expandir:
· Iluminado
· Ventilado
· Limpo e bem cuidado
· Disposição de fácil consulta
· Seguro
Tendo em conta o ciclo de vida dos documentos:
· Activos – permanecem no arquivo activo a documentação enquanto necessária a sua consulta diária
· Semi-activos
· Inactivos; logo que os documentos deixem de ser consultados com frequência.